Mit dieser Erklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie unsere Website besuchen, Mitglied im Entrepreneurs Club Mainz e. V. werden oder an unseren Veranstaltungen teilnehmen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

1. Verantwortlicher

Entrepreneurs Club Mainz e. V.

Jakob-Welder-Weg 4

55128 Mainz

E-Mail: info@ecm-mainz.de

Vertretungsberechtigt ist der Vorstand gemäß § 26 BGB.

2. Überblick

Wir verarbeiten personenbezogene Daten in folgenden Zusammenhängen:

– bei der Mitgliedschaft im Verein (Stammdaten, Bankverbindung, Beitragsverwaltung),

– bei der Teilnahme an Veranstaltungen und der Kommunikation per E-Mail oder Messenger,

– beim Besuch unserer Website (technische Daten, Cookies).

Wir behandeln Ihre Daten vertraulich und nach den geltenden Datenschutzvorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Die Übertragung von Daten im Internet, etwa per E-Mail, kann Sicherheitslücken aufweisen. Ein lückenloser Schutz vor dem Zugriff Dritter ist nicht möglich.

Eine Pflicht zur Bereitstellung Ihrer Daten besteht nicht. Ohne die im Anmeldeformular als erforderlich gekennzeichneten Angaben können wir Ihre Mitgliedschaft jedoch nicht begründen und durchführen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.

3. Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen:

– Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), zum Beispiel für den Alumni-Verteiler oder die Veröffentlichung von Foto- und Videoaufnahmen,

– Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen), zum Beispiel für das Mitgliedschaftsverhältnis und den Beitragseinzug,

– Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung), zum Beispiel für steuerliche Aufbewahrungspflichten,

– Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse), zum Beispiel für die Organisation des Vereins und die IT-Sicherheit.

4. Empfänger und Dienstleister

Wir setzen folgende externe Dienstleister als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO ein:

– Easyverein GmbH (Mitgliederverwaltung), Sitz in Deutschland

– Microsoft Ireland Operations Ltd. (Microsoft 365, Teams, Forms, Power Automate, SharePoint, Outlook), Sitz in Irland; eine Datenübermittlung in die USA erfolgt gegebenenfalls auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework

– Wix.com Ltd. (Website-Hosting), Sitz in Israel

– DATEV eG (Rechnungs- und Buchführungssoftware), Sitz in Deutschland

Mit diesen Dienstleistern haben wir, soweit gesetzlich erforderlich, Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

Beim Einzug der Mitgliedsbeiträge übermitteln wir die Bankverbindung an unser kontoführendes Kreditinstitut, die Sparkasse Rheinhessen. Das Kreditinstitut verarbeitet die Daten in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung.

Eine darüber hinausgehende Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nur, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (zum Beispiel gegenüber dem Finanzamt im Rahmen der Gemeinnützigkeitsprüfung) oder ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO besteht.

5. Speicherdauer

Sofern in dieser Erklärung keine speziellere Speicherdauer genannt ist, speichern wir Ihre Daten, bis der Zweck der Verarbeitung entfällt. Machen Sie ein berechtigtes Löschverlangen geltend oder widerrufen Sie eine Einwilligung, löschen wir Ihre Daten, sofern keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung bestehen. Folgende gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten insbesondere:

– steuerlich relevante Buchungsbelege, einschließlich SEPA-Mandaten, sobald diese als Buchungsbeleg genutzt wurden: 10 Jahre nach § 147 AO,

– SEPA-Mandate: mindestens 14 Monate nach dem letzten Einzug gemäß SEPA Rulebook,

– Geschäftsbriefe und Vertragsunterlagen: 6 Jahre nach § 257 HGB.

6. Datenverarbeitung im Verein und bei Veranstaltungen

6.1 Mitgliederverwaltung mit Easyverein

Zur Verwaltung unserer Mitgliederdaten nutzen wir die Software der Easyverein GmbH.

Verarbeitete Daten: Name, Vorname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum, Hochschule, Studiengang, Matrikelnummer, Eintrittsdatum, Mitgliedsnummer, Mitgliedsstatus, Bankverbindung (IBAN, BIC, Kontoinhaber), SEPA-Mandatsreferenz, Beitragshistorie sowie Angaben zu Ihren Interessen und zur gewünschten Mitarbeit im Verein.

Zweck: Begründung, Durchführung und Beendigung der Mitgliedschaft, Prüfung der Mitgliedschaftsvoraussetzungen (Immatrikulation an einer Hochschule, § 4 der Satzung), Einzug der Mitgliedsbeiträge, Kommunikation mit Mitgliedern und Erfüllung satzungsrechtlicher Pflichten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Mitgliedschaftsverhältnis) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (steuerliche Aufzeichnungspflichten).

Speicherdauer: Die Stammdaten speichern wir für die Dauer der Mitgliedschaft. Nach deren Beendigung löschen wir die Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen (steuerlich relevante Daten: 10 Jahre). Werden Sie Alumni-Mitglied (§ 7 der Satzung) oder stimmen Sie der Aufnahme in unsere Alumni-Liste zu, speichern wir Name, E-Mail-Adresse und Studienjahre darüber hinaus weiter, bei der Alumni-Liste bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung.

6.2 SEPA-Lastschriftverfahren

Die Mitgliedsbeiträge ziehen wir per SEPA-Lastschrift ein.

Verarbeitete Daten: Kontoinhaber, IBAN, BIC, Mandatsreferenz, Datum der Mandatserteilung und Einzugshistorie.

Zweck: Einzug der satzungsgemäß und durch Beschluss der Mitgliederversammlung festgelegten Mitgliedsbeiträge.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit dem erteilten SEPA-Lastschriftmandat.

Empfänger: Die Bankverbindung wird an die Sparkasse Rheinhessen als kontoführendes Kreditinstitut übermittelt, damit die Lastschrift ausgeführt werden kann.

Speicherdauer: SEPA-Mandate bewahren wir mindestens 14 Monate nach dem letzten Einzug auf. Dienen sie als Buchungsbeleg, gilt die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren nach § 147 AO.

6.3 Anmeldung über Microsoft Forms und Power Automate

Für die Aufnahme neuer Mitglieder erfassen wir die Anmeldedaten mit Microsoft Forms und verarbeiten sie mit Microsoft Power Automate weiter. Beide Dienste werden auf Servern der Microsoft Ireland Operations Ltd. betrieben.

Verarbeitete Daten: alle im Anmeldeformular abgefragten Angaben (siehe 6.1), gegebenenfalls einschließlich Bankverbindung und SEPA-Mandatsdaten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung des Mitgliedschaftsverhältnisses).

Datentransfer: Microsoft verarbeitet Daten überwiegend in der EU. Eine Übermittlung in die USA kann nicht ausgeschlossen werden und erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln und des EU-US Data Privacy Framework, an dem Microsoft zertifiziert teilnimmt.

Mit Microsoft besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Protection Addendum) nach Art. 28 DSGVO.

6.4 Vereinsinterne Kommunikation

Für die interne Kommunikation, die Veranstaltungsorganisation und die Dokumentenablage nutzen wir Microsoft Teams und SharePoint Online. Dabei werden Name, E-Mail-Adresse und gegebenenfalls zugewiesene Rollen von Mitgliedern verarbeitet. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Vereinsorganisation) und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6.5 Alumni

Ehemalige ordentliche Mitglieder können nach § 7 unserer Satzung Alumni-Mitglied werden. Alumni-Mitglieder bleiben Mitglieder des Vereins. Ihre Stammdaten verarbeiten wir dann weiterhin auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Darüber hinaus führen wir mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung eine Alumni-Liste. Die Daten werden in Easyverein, in einer WhatsApp-Gruppe und/oder in einer LinkedIn-Gruppe geführt. Bei der Nutzung dieser Dienste gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Anbieter.

Verarbeitete Daten: Name, E-Mail-Adresse, Studienjahre, frühere Rolle im Verein und, auf freiwilliger Basis, die berufliche Position.

Rechtsgrundlage der Alumni-Liste: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Sie können die Einwilligung jederzeit widerrufen. Ihre Daten werden dann aus dem Alumni-Verteiler gelöscht.

6.6 Foto- und Videoaufnahmen bei Veranstaltungen

Bei Veranstaltungen fertigen wir teilweise Foto- und Videoaufnahmen an, die wir für die Vereinskommunikation (Website, Soziale Netzwerke, interne Dokumentation) verwenden.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, insbesondere bei der Veröffentlichung in Sozialen Netzwerken. Im Anmeldeformular können Sie diese Einwilligung freiwillig erteilen oder ablehnen; Ihre Mitgliedschaft hängt davon nicht ab. Bei reinen Übersichts- und Stimmungsaufnahmen ohne Hervorhebung einzelner Personen stützen wir uns zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Außendarstellung des Vereins) und § 23 KUG.

Sie können der Anfertigung und Veröffentlichung von Aufnahmen jederzeit widersprechen. Betroffene Aufnahmen entfernen wir dann umgehend.

6.7 Anmeldung zu Veranstaltungen

Wenn Sie sich zu einer unserer Veranstaltungen anmelden, erheben wir die dafür erforderlichen Angaben, in der Regel Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse sowie gegebenenfalls weitere Angaben, die im jeweiligen Anmeldeformular angefragt werden. Die Anmeldung erfolgt über ein Online-Formular, in der Regel mit Microsoft Forms (siehe 6.3). Dies gilt für Mitglieder ebenso wie für Gäste.

Zweck: Planung und Durchführung der Veranstaltung, Teilnehmerverwaltung und Kontaktaufnahme zur Veranstaltung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung der Teilnahme) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Organisation unserer Veranstaltungen).

Speicherdauer: Wir löschen die Anmeldedaten spätestens zwei Jahre nach der Veranstaltung, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt.

6.8 Kommunikation über WhatsApp

Für die Kommunikation im Verein nutzen wir WhatsApp-Gruppen (WhatsApp Ireland Limited, Irland). In einer Gruppe sind der Profilname, die Telefonnummer und die Nachrichten der Teilnehmenden für alle anderen Gruppenmitglieder sichtbar. WhatsApp verarbeitet außerdem Nutzungs- und Metadaten in eigener Verantwortung und kann Daten in die USA übermitteln. Es gelten die Datenschutzbestimmungen von WhatsApp.

WhatsApp-Gruppen sind einer unserer wichtigsten Kommunikationswege im Verein. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer schnellen und unkomplizierten Vereinskommunikation). Wenn Sie WhatsApp nicht nutzen möchten, sprechen Sie uns bitte an. Wir informieren Sie dann auf anderem Weg, zum Beispiel per E-Mail. Ihr Recht auf Widerspruch nach Art. 21 DSGVO (siehe Abschnitt 8) bleibt unberührt.

Nach Ende der Mitgliedschaft entfernen wir Sie aus den Gruppen. Das gilt nicht, wenn Sie Alumni-Mitglied sind.

7. Datenverarbeitung beim Besuch unserer Website

7.1 Hosting bei Wix

Unsere Website wird bei der Wix.com Ltd., 40 Namal Tel Aviv St., Tel Aviv 6350671, Israel, gehostet. Beim Besuch der Website erhebt Wix verschiedene Logdateien einschließlich der IP-Adresse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit Daten in Drittstaaten übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission, der EU-Standardvertragsklauseln oder des EU-US Data Privacy Framework. Weitere Informationen finden Sie unter https://de.wix.com/about/privacy.

7.2 Server-Logfiles

Der Provider unserer Website erhebt und speichert automatisch Informationen in Server-Logfiles (Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL, Hostname, Uhrzeit der Anfrage, IP-Adresse). Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Die Logfiles löschen wir spätestens nach sieben Tagen. Werden sie darüber hinaus gespeichert, löschen oder verfremden wir die IP-Adressen so, dass eine Zuordnung nicht mehr möglich ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

7.3 Cookies

Unsere Website verwendet Cookies. Technisch notwendige Cookies setzen wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Cookies zu Analyse- oder Werbezwecken setzen wir nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG).

7.4 Kontaktformular und E-Mail-Kontakt

Auf unserer Website steht ein Kontaktformular bereit. Dabei erheben wir Name, Vorname, gegebenenfalls Institution und Tätigkeitsbereich, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Land und Ihre Nachricht. Beim Absenden werden zusätzlich die IP-Adresse sowie Datum und Uhrzeit gespeichert. Diese zusätzlichen Daten dienen dem Schutz vor Missbrauch und der Sicherheit unserer Systeme und werden spätestens nach sieben Tagen gelöscht.

Wir verwenden Ihre Angaben ausschließlich, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Bei Kontakt per E-Mail ist es Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, und zielt der Kontakt auf einen Vertragsabschluss ab, zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Wir löschen die Daten, sobald die Konversation beendet ist, das heißt, sobald sich aus den Umständen ergibt, dass der Sachverhalt abschließend geklärt ist.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Bei Kontakt per E-Mail können Sie der Speicherung jederzeit widersprechen. Die Konversation kann dann nicht fortgeführt werden, und wir löschen alle im Zuge der Kontaktaufnahme gespeicherten Daten. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt.

7.5 Mitgliedschaftsanfrage über die Website

Über unsere Website können Sie eine Anfrage zur Mitgliedsaufnahme stellen. Dabei erheben wir Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Land und Ihre Nachricht sowie zum Zeitpunkt der Anfrage IP-Adresse, Datum und Uhrzeit. Mit dem Absenden entsteht noch keine Mitgliedschaft. Sie erhalten anschließend unser Anmeldeformular (siehe 6.3).

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Wir löschen die Daten, sobald sie nicht mehr erforderlich sind, in der Regel also wenn die Mitgliedschaft nicht zustande kommt. Bis zur Aufnahme können Sie Ihre Anfrage jederzeit zurücknehmen. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt.

7.6 Auftritte in sozialen Netzwerken

Wir sind auf Instagram (Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland) und LinkedIn (LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland) vertreten. Wir nutzen die Profile, um den Verein, seine Vision und seine Inhalte zu präsentieren und mit Nutzerinnen und Nutzern zu kommunizieren.

Wenn Sie unsere Profile besuchen oder damit interagieren (folgen, liken, kommentieren, teilen, speichern, verlinken oder uns eine Nachricht senden), verarbeiten wir die dabei anfallenden Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Verbreitung von Informationen über den Verein und der Beantwortung Ihres Anliegens. Wenn Sie uns personenbezogene Daten mitteilen möchten, nutzen Sie bitte nach Möglichkeit den Kontakt per E-Mail.

Die Plattformen verarbeiten Ihre Daten außerdem in eigener Verantwortung. Sie setzen Cookies und ähnliche Technologien ein und können Ihr Nutzungsverhalten auch dann erfassen, wenn Sie nicht angemeldet sind, etwa über die IP-Adresse. Dabei werden Daten auch in die USA übertragen. Die Profilstatistik der Plattformen liefert uns Informationen über Besucher und Interaktionen. Hierfür besteht nach der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs eine gemeinsame Verantwortlichkeit mit dem jeweiligen Plattformbetreiber. Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzrichtlinien der Anbieter: http://instagram.com/legal/privacy/ und https://de.linkedin.com/legal/privacy-policy.

8. Ihre Rechte

Ihnen stehen gegenüber uns folgende Rechte zu:

– Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),

– Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),

– Löschung (Art. 17 DSGVO),

– Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),

– Unterrichtung über die Empfänger bei Berichtigung, Löschung oder Einschränkung (Art. 19 DSGVO),

– Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),

– Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO).

Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einlegen. Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen.

Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist in Rheinland-Pfalz der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz.

9. Technische und organisatorische Maßnahmen

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten vor Manipulation, Verlust, Zerstörung und dem Zugriff Unbefugter zu schützen. Dazu gehören insbesondere:

– Der Zugriff auf personenbezogene Daten ist auf den Vorstand und die beauftragten Managing Directors (Finance & Legal, People & Culture) beschränkt.

– Die Kommunikation über die Website sowie der Zugriff auf Easyverein und Microsoft 365 erfolgen verschlüsselt (TLS/SSL).

– Für administrative Accounts ist eine Multi-Faktor-Authentifizierung eingerichtet.

– Bei Wechseln im Vorstand werden die Zugriffsberechtigungen aktualisiert.

10. Aktualität dieser Erklärung

Wir überprüfen diese Datenschutzerklärung regelmäßig und passen sie bei Bedarf an geänderte rechtliche oder tatsächliche Umstände an. Die aktuelle Fassung finden Sie auf unserer Website.

11. Kontakt bei Datenschutzfragen

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten oder zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an:

Entrepreneurs Club Mainz e. V.

z. Hd. Vorstand

Jakob-Welder-Weg 4, 55128 Mainz

E-Mail: info@ecm-mainz.de